Openbaarheid akten en registers van de Burgerlijke stand

DE “OPENBAARHEID” VAN DE REGISTERS VAN DE BURGERLIJKE STAND EN DE BEVOLKINGSREGISTERS

  1. De registers van de burgerlijke stand. Het Burgerlijk Wetboek (art. 17a, lid 2) stelt de volgende termijnen voor de overbrenging en openbaarstelling van de registers van de burgerlijke stand:

a. De ‘geboorteregisters’ (akten van geboorte) worden 100 jaar na het afsluiten van de registers overgebracht (en dus openbaar).

b. De ‘huwelijksregisters’ (akten van huwelijken, geregistreerd partnerschap en echtscheidingen) worden 75 jaar na het afsluiten van de registers overgebracht (en dus openbaar).

c. De ‘overlijdensregisters’ (akten van overlijdensaangiften) worden 50 jaar na het afsluiten van de registers overgebracht (en dus openbaar).

NB: Voor nadere toegangen (klappers), hulpregisters e.d. gelden dezelfde termijnen.

NB: In de praktijk geschiedt de overbrenging niet exact na de gestelde termijnen, maar in porties van tien jaar. Dit omdat de akten per tien jaar zijn ingebonden en geïndiceerd.

2.   De bevolkingsregisters. Vanaf 1850 voeren Nederlandse gemeenten een verplichte bevolkingsboekhouding. Men onderscheidt vijf opeenvolgende soorten bevolkingsregisters:

  • de vastbladige bevolkingsregisters, ca. 1850-1920;
  • de gezinskaarten, ca. 1920-1936;
  • de persoons- en archiefkaarten, ca. 1936-1994;
  • de (geautomatiseerde) gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA), vanaf 1994.
  • de Basisregistratie Personen (BRP), vanaf 6 januari 2014.


Daarnaast bestaan er verschillende hulpregisters bij deze bevolkingsregisters. Bekende voorbeelden zijn de registers van vestiging en vertrek en de woningkaarten. De meeste gemeenten hebben de vastbladige bevolkingsregisters, gezinskaarten en hulpregisters overgebracht naar de archiefdienst. Wat de openbaarheid van de verschillende bevolkingsregisters betreft, gelden verschillende regelingen. Deze zijn ook van toepassing op de bijbehorende hulpregisters. Zo zijn de vastbladige bevolkingsregisters (ca. 1850-1920) en de gezinskaarten (ca. 1920-1936) openbaar op grond van de Archiefwet 1995 (art. 12 lid 1).

In de periode ca. 1936-1994 werden door de gemeenten persoons- en archiefkaarten opgemaakt.
Bij geboorte van een inwoner maakte de gemeente een persoonskaart op. Bij vertrek uit de gemeente werd de kaart opgestuurd naar de nieuwe gemeente; bij overlijden naar het Centraal Bureau voor de Statistiek en vervolgens naar het Centraal Bureau voor Genealogie. Bij de gemeente van vertrek of overlijden bleef een kopie van de persoonskaart achter als archiefkaart. Deze archiefbescheiden zijn voorlopig niet openbaar. Inzage is mogelijk. De inzage door derden kan in twee categorieën worden onderscheiden:

  1. Inzien door derden pas toegestaan vanaf oktober 2069.
    Van toepassing zijn de artikelen 4.4 en 4.5 Wet BRP en het daarop gebaseerde Besluit gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, nr. 690). Hierin is bepaald dat openbaarmaking is gesteld op 75 jaar na inwerkingtreding van dat besluit, dus tot 1 oktober 2069. Hiermee is niet bedoeld dat de overbrenging naar een archiefbewaarplaats in die periode niet is toegestaan, maar dat verstrekking van gegevens daaruit op dezelfde wijze is geregeld als uit de wet BRP (en voorheen de wet GBA). Dit betekent dat alleen de geregistreerde zijn of haar eigen persoons- of archiefkaart mag inzien (Wet BRP, art. 2.55). Hiertoe dient hij of zij zich te legitimeren door middel van paspoort of rijbewijs. Pas per 1 oktober 2069 mogen persoons- en archiefkaarten door derden worden ingezien.
  2. Gegevensverstrekking aan derden al wél toegestaan.
    Gegevensverstrekking aan derden is toegestaan als wordt voldaan aan art. 3.6 of art 3.9 (overige derden) en systematische verwerking artikel 3.3 wet BRP. Voor overige derden is de gemeente vrij een eigen beleid te voeren.  Dit beleid kan worden vastgelegd in een Reglement gemeentelijke bevolkingsadministratie.

In een Reglement gemeentelijke bevolkingsadministratie kan bijvoorbeeld worden bepaald dat:

1. betreffende ‘individuele, met naam aangeduide’ personen, aan derden op hun verzoek de in art. 3.9 wet BRP genoemde gegevens mogen worden verstrekt. Het betreft: de naam, de geslachtsnaam van de (eerdere) echtgenoot of geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de (eerdere) echtgenoot of geregistreerde partner, het adres, de gemeente van inschrijving, de geboortedatum en de datum van overlijden;

2. ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek of statistiek dezelfde gegevens mogen worden verstrekt aan degenen die het onderzoek verrichten (dus ook als niet naar ‘individuele, met naam aangeduide personen’ wordt gevraagd);

3. ten behoeve van genealogisch onderzoek betreffende individuele personen, ‘ook als zij niet met naam zijn aangeduid’, gegevens mogen worden verstrekt ‘indien de verzoeker aannemelijk maakt dat de te verstrekken gegevens betrekking hebben op (zijn of haar) bloed- of aanverwanten’. Het betreft: de naam, de voornamen, de geboortedatum en –plaats, (evt.) de datum van overlijden, (evt.) de naam van de gemeente waarheen de betrokkene vertrokken is, de geslachtsnaam van de (eerdere) echtgenoot of geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de (eerdere) echtgenoot of geregistreerde partner, het adres;

4. de gemeentearchivaris, met toestemming van het College van Burgemeester en Wethouders, in bijzondere gevallen aan derden nog een aantal andere gegevens (als bedoeld in art. 39 wet BRP) kan verstrekken, ‘voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad’.