Openbaarheid akten en registers van de Burgerlijke stand

DE “OPENBAARHEID” VAN DE REGISTERS VAN DE BURGERLIJKE STAND EN DE BEVOLKINGSREGISTERS

  1. De registers van de burgerlijke stand Het Burgerlijk Wetboek (art. 17a, lid 1) stelt de volgende termijnen voor de overbrenging van de registers van de burgerlijke stand:
    a. De ‘geboorteregisters’ (akten van geboorteaangiften) worden 100 jaar na het afsluiten van de registers overgebracht (en dus openbaar).
    b. De ‘huwelijksregisters’ (akten van huwelijken en echtscheidingen) worden 75 jaar na het afsluiten van de registers overgebracht (en dus openbaar). c. De ‘overlijdensregisters’ (akten van overlijdensaangiften) worden 50 jaar na het afsluiten van de registers overgebracht (en dus openbaar).
    NB: Voor nadere toegangen (klappers), hulpregisters e.d. gelden dezelfde termijnen. NB: In de praktijk geschiedt de overbrenging niet exact na de gestelde termijnen, maar in porties van tien jaar. Dit omdat de akten per tien jaar zijn ingebonden en geïndiceerd.
  2. De bevolkingsregisters Vanaf 1850 voeren Nederlandse gemeenten een verplichte bevolkingsboekhouding. Men onderscheidt vier opeenvolgende soorten bevolkingsregisters:
  • de vastbladige bevolkingsregisters, ca. 1850-1920;
  • de gezinskaarten, ca. 1920-1936;
  • de persoons- en archiefkaarten, ca. 1936-1994;
  • de (geautomatiseerde) gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA), vanaf 1994.


Daarnaast bestaan er verschillende hulpregisters bij deze bevolkingsregisters. Bekende voorbeelden zijn de registers van vestiging en vertrek en de woningkaarten. De meeste gemeenten hebben de vastbladige bevolkingsregisters, gezinskaarten en hulpregisters overgebracht naar de archiefdienst. Wat de openbaarheid van de verschillende bevolkingsregisters betreft, gelden verschillende regelingen. Deze zijn ook van toepassing op de bijbehorende hulpregisters. Zo zijn de vastbladige bevolkingsregisters (ca. 1850-1920) en de gezinskaarten (ca. 1920-1936) openbaar op grond van de Archiefwet 1995 (art. 12 lid 1). In de periode ca. 1936-1994 werden door de gemeenten persoons- en archiefkaarten opgemaakt.
Bij geboorte van een inwoner maakte de gemeente een persoonskaart op. Bij vertrek uit de gemeente werd de kaart opgestuurd naar de nieuwe gemeente; bij overlijden naar het Centraal Bureau voor de Statistiek en vervolgens naar het Centraal Bureau voor Genealogie. Bij de gemeente van vertrek of overlijden bleef een kopie van de persoonskaart achter als archiefkaart. Deze archiefbescheiden zijn voorlopig niet openbaar. De inzage door derden kan in twee categorieën worden onderscheiden:

  1. Inzien door derden pas toegestaan vanaf oktober 2069.
    In de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Wgba, Stb. 1994, nr. 494) en het daarop gebaseerde Besluit gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, nr. 690) wordt de openbaarheid geregeld. De art. 136-137 van de Wgba bepalen namelijk dat voor de gegevensverstrekking uit de persoons- en archiefkaarten dezelfde regels gelden als voor de gegevensverstrekking uit het nieuwe, geautomatiseerde bevolkingsregister (Wgba, art. 136-137). Art. 91, lid 1, van genoemd besluit bepaalt dat gemeenten nog 75 jaar na inwerkingtreding van dat besluit (dus tot 1 oktober 2069) dienen zorg te dragen voor de persoons- en archiefkaarten. Hiermee is niet bedoeld de overbrenging naar een archiefbewaarplaats in die periode uit te sluiten, maar de verstrekking van gegevens daaruit op dezelfde wijze te regelen als uit de GBA, waarin zich deels dezelfde gegevens bevinden. Dit impliceert dat voorlopig alleen de geregistreerde zijn of haar eigen persoons- of archiefkaart mag inzien (Wgba, art. 79, lid 2). Hiertoe dient hij of zij zich te legitimeren door middel van paspoort of rijbewijs. Pas per 1 oktober 2069 mogen persoons- en archiefkaarten door derden worden ingezien. Wel mag vóór die tijd aan derden een beperkt aantal gegevens uit de kaarten worden verstrekt. Om welke gegevens gaat het?
  2. Gegevensverstrekking aan derden al wél toegestaan.
    De regels voor de gegevensverstrekking uit de GBA (én dus ook uit de persoons- en archiefkaarten) worden omschreven in de art. 97-100 van de Wgba. Art. 97 bepaalt dat aan derden geen rechtstreekse toegang wordt verleend tot de gemeentelijke basisadministratie. De art. 98-99 regelen de gegevensverstrekking aan zogenaamde ‘bijzondere derden’ (pensioen- en spaarfondsen; genootschappen op geestelijke grondslag, waaronder kerken; instellingen van onderwijs en maatschappelijke dienstverlening). Art. 100, lid 1, bepaalt dat de gegevensverstrekking in andere gevallen (aan zogenaamde ‘vrije derden’) bij gemeentelijke verordening moet worden geregeld. De gemeente is vrij hiervoor een eigen beleid te voeren. Dit beleid kan worden vastgelegd in een Reglement gemeentelijke bevolkingsadministratie.
    In een Reglement gemeentelijke bevolkingsadministratie kan bijvoorbeeld worden bepaald dat:

1. betreffende ‘individuele, met naam aangeduide’ personen, aan derden op hun verzoek de in art. 100, lid 2 van de Wgba genoemde gegevens mogen worden verstrekt. Het betreft: de naam, de geslachtsnaam van de (eerdere) echtgenoot of geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de (eerdere) echtgenoot of geregistreerde partner, het adres, de gemeente van inschrijving, de geboortedatum en de datum van overlijden;

2. ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek of statistiek dezelfde gegevens mogen worden verstrekt aan degenen die het onderzoek verrichten (dus ook als niet naar ‘individuele, met naam aangeduide personen’ wordt gevraagd);

3. ten behoeve van genealogisch onderzoek betreffende individuele personen, ‘ook als zij niet met naam zijn aangeduid’, gegevens mogen worden verstrekt ‘indien de verzoeker aannemelijk maakt dat de te verstrekken gegevens betrekking hebben op (zijn of haar) bloed- of aanverwanten’. Het betreft: de naam, de voornamen, de geboortedatum en –plaats, (evt.) de datum van overlijden, (evt.) de naam van de gemeente waarheen de betrokkene vertrokken is, de geslachtsnaam van de (eerdere) echtgenoot of geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de (eerdere) echtgenoot of geregistreerde partner, het adres;
4. de gemeentearchivaris, met toestemming van het College van Burgemeester en Wethouders, in bijzondere gevallen aan derden nog een aantal andere gegevens (als bedoeld in art. 100, lid 3, van de Wgba) kan verstrekken, ‘voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad’.