Open data maar niets meenemen

Waarom het Stadsarchief geen dossiers uitleent.

 

De archiefwet verplicht het Stadsarchief om klanten Archiefdepot  a vrije inzage te bieden in de beheerde bestanden en de mogelijkheid te bieden daarvan afschriften of reproducties te (laten) maken. Dit staat evenwel niet gelijk aan het meegeven/uitlenen van die bestanden. Belangrijkste redenen om niet uit te lenen zijn:

  • Originelen zijn, zoals het woord al zegt, unieke bestanden en daarmee onvervangbaar. Het Stadsarchief heeft de wettelijke plicht die bestanden blijvend veilig te bewaren. Indien wordt uitgeleend, ongeacht de voorwaarden waaronder dat plaatsvindt, is er een risico dat het materiaal nooit terugkomt. Dat risico is niet verantwoord en naar het gemeentebestuur niet te verdedigen.
  • Indien originelen zijn uitgeleend kunnen andere klanten niet over deze bestanden beschikken. Het Stadsarchief constateert dat daardoor de onbelemmerde dienstverlening aan anderen gevaar loopt.
  • Ook indien er goed wordt bijgehouden wie, wanneer welke bestanden geleend heeft, blijkt in de praktijk hieraan extra werk verbonden door personeel van het Stadsarchief om deze weer terug te halen. In plaats van automatische retournering door de lener, komt het bij het Stadsarchief te liggen om het uitgeleende materiaal terug te krijgen. Dit kost tijd, inspanning, planning etc. die door de lener wordt veroorzaakt. 
  •  

Kenschede 4lanten van het Stadsarchief zijn zowel het publiek als ook collega ambtenaren bij de gemeentelijke administratie. Bij de dienstverlening wordt daarin geen onderscheid gemaakt. Dit geld ook nadrukkelijk voor het niet uitlenen van dossiers.