Hoe zit het met de openbaarheid van stukken?

Openbaarheid en termijnen. De meeste archieven in beheer bij het stadsarchief zijn 20 jaar of ouder. In principe wordt een overheidsarchief na 20 jaar openbaar gemaakt, bij overdracht naar het stadsarchief. Deze termijn kan soms worden verlengd tot 75 jaar na de datum van een individueel stuk of dossier.

Voor akten en registers van de Burgerlijke Stand gelden andere wettelijke termijnen in verband met privacy. Met betrekking tot de akten van de burgerlijke stand houdt stadsarchief zich aan de volgende termijnen:

  • Geboorteakten zijn openbaar vanaf 100 jaar na geboorte van de persoon
  • Overlijdensakten zijn openbaar vanaf 50 jaar na overlijden van de persoon
  • Huwelijksakten zijn openbaar vanaf 75 jaar na voltrekking van huwelijk van de personen.

Zie voor een uitgebreide beschrijving van de regels die gelden rond akten en registers van de burgerlijke stand de volgende pagina.

Uitgangspunt=Openbaar. Iedereen kan bij Stadsarchief Enschede kosteloos onderzoek doen in de aanwezige archieven en collecties. Archiefstukken zijn in principe openbaar. Het kan zijn dat een archiefstuk in een te slechte staat verkeert. Dan kunt u het stuk niet inzien. Het kan ook voorkomen dat u een archiefstuk wilt zien uit een archief dat nog niet, of slechts deels, openbaar is. Hieronder lichten we dat verder toe.

Redenen voor beperkte openbaarheid. In een enkel geval kan het voorkomen dat archieven of archiefstukken (nog niet) openbaar zijn. Dat kan gelden voor particuliere- en overheidsarchieven.

Voor particuliere archieven (geschonken door stichtingen, verenigingen, bedrijven, families en individueën) kan gelden dat er bij overdracht tussen schenker en het stadsarchief is afgeproken dat (delen van) een archief  beperkt openbaar zijn.

Voor overheidsarchieven geldt dat het stadsarchief net als alle andere overheidsinstanties de regels volgt van de Archiefwet 1995. Een openbaarheidstermijn van 20 jaar is daarin het uitgangspunt. Deze termijn kan worden opgerekt tot 75 jaar na de datum van een individueel stuk of dossier, op basis van de volgende drie gronden:

  • De bescherming van de privacy van personen;
  • Het belang van de Staat;
  • Onterechte bevoor- of benadeling van personen of instanties;

Voor akten en registers van de burgerlijke stand gelden specifieke openaar 

Inzage in niet-openbaar archief. Is een archief beperkt openbaar en wilt u toch inzage in deze stukken? De Archiefwet voorziet in de mogelijkheid om toch inzage te krijgen in archief waarop een openbaarheidsbeperking rust. Dat kan als het belang van de beperking niet opweegt tegen het belang van de raadpleger. U kunt daartoe een verzoek richten aan het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Enschede. De bevoegdheid om wel of geen inzage te verlenen ligt meestal bij de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris neemt op uw verzoek een besluit. Bij particuliere archieven bepaalt degene die het archief aan het stadsarchief heeft geschonken doorgaans of u toch inzage krijgt.